Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

Responsable

Audiocity, distribuidor exclusivo de Spottune en Colombia

Razón social

Alejandro Gil Ocampo

NIT

1036664965-3

Domicilio

Dg. 75A # 33B-55, Int. 1 (puerta azul), Laureles, Medellín, Antioquia, Colombia

Correo

comercial@audiocity.com.co (asunto sugerido: «Datos personales»)

WhatsApp

+57 301 794 9887

Sitio

https://spottune.com.co

Audiocity es el responsable del tratamiento de los datos que recoge a través de este sitio y de sus canales de atención. Cuando en esta política decimos «nosotros», hablamos de Audiocity.

2. Definiciones

Usamos los términos de la Ley 1581 de 2012 con este significado:

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Titular

La persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento. En esta política, usted.

Tratamiento

Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Responsable

Quien decide sobre la base de datos y el tratamiento. Aquí, Audiocity.

Encargado

Quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable. Por ejemplo, Google como proveedor de analítica.

Autorización

Su consentimiento previo, expreso e informado para el tratamiento.

Transmisión

Envío de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.

Transferencia

Envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.

Los datos de una empresa (razón social, NIT de persona jurídica) no son datos personales. Sí lo son los de la persona de contacto.

3. Qué datos recogemos

3.1 Datos que usted nos envía

Cuando nos escribe por WhatsApp, correo electrónico o el formulario de contacto (que abre WhatsApp con un mensaje prellenado), recibimos los datos que decidas incluir:

• Nombre y, si lo indica, cargo.
• Nombre del negocio o empresa, tipo de negocio y ciudad.
• Número de teléfono (el de WhatsApp) y correo electrónico.
• El contenido de su mensaje: metros cuadrados, número de sedes, tipo de riel, necesidad concreta o problema de soporte.
• Fotos o videos de su local que compartas para que le asesoremos.

Si avanzas a una cotización o compra, su asesor puede pedirte datos de facturación y entrega (razón social o nombre, NIT o cédula, dirección y datos de contacto), necesarios para emitir la factura y cumplir obligaciones legales.

Si usa nuestros canales de soporte posventa, también podemos registrar datos de sus equipos (números de serie, versión del firmware, nombre de la sede) y el historial del caso.

3.2 Datos de navegación

Cuando visitas el sitio, y solo si aceptas las cookies de analítica y publicidad, Google Analytics 4 y Google Ads recogen datos seudónimos:

• Identificadores de cookie (no su nombre).
• Páginas visitadas, tiempo en el sitio y origen de la visita (por ejemplo, un anuncio de Google o una búsqueda).
• Interacciones: clics en botones de WhatsApp, uso de la calculadora, visitas a artículos de soporte.
• Tipo de dispositivo, navegador, sistema operativo, idioma y resolución de pantalla.
• Ubicación aproximada (ciudad o región) derivada de la dirección IP.

El detalle de cada cookie está en la Política de cookies.

3.3 Preferencias guardadas en su navegador

El idioma que elige (español o inglés) y su decisión sobre cookies se guardan en el almacenamiento local de su navegador (localStorage). Esa información no se envía a nuestros servidores ni a terceros.

3.4 Datos que no pedimos

No solicitamos ni necesitamos datos sensibles (salud, origen étnico, creencias, orientación sexual, datos biométricos, entre otros) ni datos de menores de edad. Le pedimos no enviarlos por nuestros canales. Si los recibimos sin haberlos pedido, no los usamos y los eliminamos cuando el caso lo permita.

4. Para qué usamos sus datos

Tratamos sus datos para estas finalidades:

• Atender sus solicitudes de información sobre el sistema Spottune y responder sus preguntas.
• Preparar y enviarte cotizaciones, y hacerles seguimiento.
• Agendar y realizar demostraciones en nuestro showroom de Medellín o en su negocio.
• Gestionar la relación comercial si compras: venta, facturación, entrega, instalación y cobro.
• Dar soporte posventa, atender casos de garantía y coordinarlos con el fabricante cuando sea necesario.
• Enviarte información sobre productos, novedades y servicios de Spottune y Audiocity relacionados con su interés. Puede pedirnos dejar de enviarla en cualquier momento.
• Medir y mejorar el funcionamiento del sitio: qué páginas se visitan, qué guías de soporte se consultan y dónde hay errores (analítica).
• Medir el resultado de nuestras campañas en Google Ads (por ejemplo, saber si un clic en un anuncio terminó en un mensaje de WhatsApp) y mostrarte anuncios relevantes en la red de Google.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades competentes.
• Proteger la seguridad del sitio y prevenir usos indebidos.

5. Autorización

El tratamiento de sus datos requiere su autorización previa, expresa e informada (Ley 1581 de 2012, artículo 9). La obtenemos así:

• Al escribirnos. Cuando nos envía un mensaje por WhatsApp, correo electrónico o el formulario de contacto del sitio, autorizas el tratamiento de los datos que incluyes para atender su solicitud y para las finalidades comerciales y de soporte descritas en esta política. El enlace a esta política está en el pie de página de todo el sitio y junto al formulario de contacto.
• Al aceptar las cookies. Las cookies de analítica y publicidad solo se activan si las aceptas en el aviso de cookies. Puede cambiar su decisión en cualquier momento con el botón «Preferencias de cookies» del pie de página.
• Al comprar. La autorización para los datos de facturación, entrega y garantía se recoge en la cotización o en la factura.
• Sin autorización, solo cuando la ley lo permite (Ley 1581 de 2012, artículo 10): por ejemplo, para conservar información contable o atender un requerimiento legal.

Los mensajes que nos envía sirven como prueba de la autorización. Puede revocarla cuando quiera, salvo que exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservar los datos (por ejemplo, la información de una factura).

6. Cookies, analítica y publicidad

Usamos Google Analytics 4 para medir el uso del sitio y Google Ads para medir conversiones y mostrar anuncios. Ambas herramientas funcionan bajo el Modo de consentimiento de Google (Consent Mode): mientras no aceptes las cookies, no se crean cookies de analítica ni de publicidad en su navegador. Google puede recibir señales agregadas sin identificadores para estimar datos estadísticos. El detalle de cada cookie, su duración y cómo desactivarlas está en la Política de cookies.

7. Con quién compartimos sus datos

No vendemos ni alquilamos sus datos. Los compartimos únicamente en estos casos.

7.1 Encargados y proveedores

• Google LLC (Estados Unidos): Google Analytics 4 y Google Ads (medición y publicidad), Google Maps (mapa del showroom) y Google Fonts (tipografía del sitio; al cargar la fuente, su navegador envía su dirección IP a Google, sin cookies). Google trata estos datos según su política de privacidad: policies.google.com/privacy.
• WhatsApp (WhatsApp LLC / Meta Platforms, Inc., Estados Unidos): al escribirnos por WhatsApp, sus mensajes y su número se transmiten a través de la plataforma de WhatsApp, conforme a su política de privacidad. Usamos WhatsApp como herramienta de atención; los datos que nos das por ese canal quedan bajo esta política.
• Proveedor de alojamiento web del sitio, que almacena los registros técnicos del servidor (por ejemplo, dirección IP y páginas solicitadas) necesarios para su funcionamiento y seguridad. Sus servidores pueden estar fuera de Colombia.
• Proveedores de correo electrónico y herramientas de trabajo que usamos para gestionar su solicitud.

7.2 El fabricante

Cuando hace falta para gestionar una garantía, un caso de soporte técnico o la creación de su cuenta en Spottune Cloud, podemos compartir con Spottune ApS (Dinamarca) los datos estrictamente necesarios: número de serie de los equipos, nombre y ciudad de la sede y datos de contacto de la persona responsable. Si usa Spottune Cloud o la app Spottune, su cuenta y los datos de uso los trata Spottune ApS como responsable, conforme a sus propios términos y política de privacidad.

7.3 Autoridades

Entregamos datos a autoridades administrativas o judiciales cuando lo exige la ley o una orden válida.

7.4 Transmisión y transferencia internacional

Varios de estos proveedores están fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos y en la Unión Europea. Al aceptar esta política y, en su caso, las cookies de analítica y publicidad, autorizas la transmisión y la transferencia internacional de sus datos a esos proveedores, en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015. Con los encargados que tratan datos por nuestra cuenta aplican sus condiciones de tratamiento de datos, que exigen confidencialidad y seguridad.

8. Sus derechos como titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización que nos diste, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado sobre el uso que hemos dado a sus datos.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales, al menos una vez al mes y cada vez que haya modificaciones sustanciales de esta política.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.

Para las comunicaciones comerciales, siempre puede pedirnos que dejemos de enviártelas respondiendo al mismo mensaje o escribiendo a comercial@audiocity.com.co.

9. Cómo ejercer sus derechos: canales y plazos

9.1 Canales

• Correo: comercial@audiocity.com.co, con el asunto «Datos personales».
• WhatsApp: +57 301 794 9887.
• Presencial o por correo físico: Dg. 75A # 33B-55, Int. 1, Laureles, Medellín, Antioquia.

Incluye su nombre completo, un medio de contacto, la descripción de lo que solicitas y, si aplica, los documentos de soporte. Si actúas en nombre de otra persona, adjunta el documento que le autoriza.

9.2 Consultas

Si quiere conocer qué datos suyos tenemos, respondemos en un máximo de 10 días hábiles contados desde la fecha en que recibimos la consulta. Si no podemos responder en ese plazo, se lo informaremos antes de que venza, con los motivos y la fecha en que responderemos, que no superará los 5 días hábiles siguientes.

9.3 Reclamos

Si consideras que sus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, o que hemos incumplido la ley, puede presentar un reclamo:

• Si el reclamo está incompleto, le pediremos completarlo dentro de los 5 días hábiles siguientes a su recepción. Si pasan 2 meses sin que envíes la información, entenderemos que desististe.
• Cuando recibimos el reclamo completo, marcamos sus datos con la leyenda «reclamo en trámite» en un máximo de 2 días hábiles, hasta resolverlo.
• Respondemos en un máximo de 15 días hábiles contados desde el día siguiente a la recepción. Si no podemos, le informaremos los motivos y la nueva fecha, que no superará los 8 días hábiles siguientes.
• Si no somos competentes para resolver su reclamo, lo trasladaremos a quien corresponda en un máximo de 2 días hábiles y se lo informaremos.

Antes de presentar una queja ante la SIC, la ley exige haber agotado la consulta o el reclamo directamente con nosotros (Ley 1581 de 2012, artículo 16).

10. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger sus datos: el sitio se sirve con HTTPS; el acceso a los mensajes y a los registros comerciales está limitado a las personas de Audiocity que atienden su caso; y usamos proveedores reconocidos, con medidas de seguridad propias. Ningún sistema en internet es totalmente seguro. Si ocurre un incidente que afecte sus datos, lo gestionaremos conforme a la ley, lo reportaremos a la SIC y le informaremos cuando corresponda.

11. Menores de edad

El sitio y nuestros servicios están dirigidos a negocios, empresas y personas mayores de edad. No recogemos a sabiendas datos de menores de 18 años. Si un menor nos envía datos, los eliminaremos en cuanto lo sepamos. En todo caso, cualquier tratamiento de datos de menores se haría respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, como lo exige la ley.

12. Cuánto tiempo conservamos sus datos

• Datos de contacto y solicitudes comerciales: mientras dure la relación o el interés que motivó el contacto, y hasta que pidas su supresión.
• Datos de facturación, garantía y soporte: durante los plazos que exigen las normas contables, tributarias y de protección al consumidor.
• Datos de navegación: según la duración de cada cookie indicada en la Política de cookies. Los datos asociados a usuarios en Google Analytics se conservan por el periodo configurado en la herramienta (máximo 14 meses); los informes agregados no identifican personas.

Cuando los datos ya no son necesarios, los eliminamos o los anonimizamos de forma segura.

13. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 3 de septiembre de 2026 y reemplaza cualquier versión anterior publicada para Spottune Colombia. Las bases de datos se mantienen mientras subsistan las finalidades descritas. Si hacemos cambios sustanciales, en especial en las finalidades o en la identificación del responsable, los publicaremos aquí y se los comunicaremos por los canales que nos hayas dado antes de aplicarlos, y pediremos una nueva autorización cuando la ley lo exija.

14. Autoridad de protección de datos

La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) es la autoridad encargada de la protección de datos personales en Colombia: www.sic.gov.co.

15. Contacto

Para cualquier consulta, reclamo o solicitud sobre sus datos personales, escríbanos. Atendemos en español y en inglés.